Leuke post over een whiteboard met slimme productiviteitstips. Wordt ook gerefereerd aan ‘filing success’. Ik ben daar net een boek over aan het lezen. Beetje zweverig geschreven, maar de kerntips zijn wel handig.

I still had two problems with my solution: 1) all email goes into one context and you have to process that to put a new action into the right context/project. And 2) mime email do not work (e.g. html mail or other mulitpart emails).

1) will be solved in the next version of Tracks. To solve 2) I’ve changed my perl script to look for mulit-part email and select the right part to use for notes. This post will show those changes.

The problem with html email is that the html also contains the html, head and body tags. These mess up your layout. Using the Detoxifier module I was able to remove those tags.

First you need two additional modules for handling MIME messages and to filter out unwanted HTML:

use Email::MIME;
use HTML::Detoxifier qw<detoxify>;

Then parse the email as a MIME mesage:

my $parsed = Email::MIME->new($mail->simple()->as_string());
my @parts = $parsed->parts;

Now scan the MIME-message-parts for the content type you want to use. This may not be the best use of Perl, but it works:

my $i=0;
my $html=-1;
my $rfc=-1;
my $plain=-1;

while ($i <= $#parts) {
if ( $parts[$i]->content_type=~/^text\/html/ ){
$html=$i;
} elsif ($parts[$i]->content_type=~/^text\/plain/ ) {
$plain=$i;
} elsif ($parts[$i]->content_type=~/^message\/rfc822/ ) {
$rfc=$i;
}
$i++;
}

my $use=$html;
if ($use <0) { $use=$rfc; }
if ($use <0) { $use=$plain; }
if ($use <0) { $use=0;}

Now put the html through the filter (non-html will pass through without problems):

my $notes = detoxify ($parts[$use]->body(), disallow => [qw(document dynamic)]);

After that you can pass the result to the notes API.

The resulting script:

#!/usr/bin/perl -w

use strict;
use Frontier::Client;
use Email::Filter;
use Email::MIME;
use HTML::Detoxifier qw<detoxify>;

# read email from stdin
my $mail = Email::Filter->new();

# Define the host first.
my $HOST = 'localhost';

my $PORT = '3000';
# Now we create the client object that will be used throughout the session.

my $client = new Frontier::Client(url => "http://$HOST:$PORT/backend/api");

# Replace with your username/password
my $username = "XXXX";

# you can get the value for your password by doing a query against the db
# select login,word from users where login like "username";
my $token = "XXXX";

# To get the context_id:
# select id,name from contexts where name like "context_name";

my $context_id = "99";
my $description = $mail->subject();
my $parsed = Email::MIME->new($mail->simple()->as_string());
my @parts = $parsed->parts;

my $i=0;
my $html=-1;
my $rfc=-1;
my $plain=-1;

# scan all parts of the mime message. Find html, plain or rfc822 entries
while ($i <= $#parts) {

if ( $parts[$i]->content_type=~/^text\/html/ ){
$html=$i;
} elsif ($parts[$i]->content_type=~/^text\/plain/ ) {
$plain=$i;
} elsif ($parts[$i]->content_type=~/^message\/rfc822/ ) {
$rfc=$i;
}
$i++;
}

#determine which part to use. Policy: first html, then rft, then plain
my $use=$html;
if ($use <0) { $use=$rfc; }
if ($use <0) { $use=$plain; }
if ($use <0) { $use=0;}

# strip document structure and dynamic content from the html
my $notes = detoxify ($parts[$use]->body(), disallow => [qw(document dynamic)]);

# now make the request to tracks and add your task
my $request = $client->call('NewTodo', $username, $token, $context_id, $description, $notes);

• in todo_api.rb add notes to the api:

:expects => [{:username => :string}, {:token => :string}, {:context_id => :int}, {:description => :string}, {:notes => :string}]

• in backend_controler.api change the def to add notes

def new_todo(username, token, context_id, description, notes)

• and assign it to the new todo right before it is saved:

item.notes = notes

that is it!

In the perl script add a line to get the body of the email:

my $notes = $mail->body();

and feed it to the api:

my $request = $client->call('NewTodo', $username, $token, $context_id, $description, $notes);

Left to do:

• create a filter on the subject to place an action directly in the right context and/or project
• be able to process mime email to filter out the text/html or text/plain variant updateDone, here.

I made the following script, based on the perl script by Russell Harrison:

#!/usr/bin/perl -w

use strict;
use Frontier::Client;
use Email::Filter;

# read email from stdin
my $mail = Email::Filter->new();

# Define the host first.
my $HOST = 'localhost';

my $PORT = '3000';
# Now we create the client object that will be used throughout the session.

my $client = new Frontier::Client(url => "http://$HOST:$PORT/backend/api");

# Replace with your username/password
my $username = "XXXX";

# you can get the value for your password by doing a query against the db
# select login,word from users where login like "username"; Or check the
# URL's in the feed section.
my $token = "XXXX";

# To get the context_id (a number!):
# select id,name from contexts where name like "context_name";
# I've created an @inbox context for receiving tast per email
my $context_id = "99";
my $description = $mail->subject();

# now make the request to tracks and add your task
my $request = $client->call('NewTodo', $username, $token, $context_id, $description);

# All you need to do is modify the script to take arguments and perhaps
# look up the actual values in the db for you.

In Sendmail you need to make an alias so that Sendmail will process an incoming email to that alias using the script. On Fedora Core, add this to your /etc/aliasses:

myalias: "|/usr/bin/perl -w /path/to/todomail.pl",backupbox

This will process all email tot myalias@your.domain.com using the script todomail.pl. It will also put a copy in backupbox@your.domain.com if you want a backup of the email. Of course backupbox needs to be an existing email box. Tell sendmail about the new alias by executing newalias.

Next, you have to allow Sendmail to execute your script. By default, for security reasons, Sendmail cannot execute anything. Try:

ln -s /usr/bin/perl /etc/smrsh/

And restart Sendmail. Test this by sending an email to myalias@your.domain.com:

echo "test" | mail -s "add actions using email" myalias@your.domain.com

If all goes well, you’ll see a new action in Tracks in de context you configured in the script. Also the backupbox should contain a copy of your email. If somthing does not go wel, look for error messages in the email that got sent back. Also /var/log/maillog could contain error messages.

UPDATE: It was very easy to add the option to the api to add notes to the todo that is created. See this post.
Remark : By default Fedora Core does not have the libraries for Frontier::Client and Email::Filter. I’ve got those from CPAN. To install:

From the root prompt on your server, invoke the CPAN shell:

perl -MCPAN -e shell

Once the Perl interpreter has loaded (and been configured), you can install modules by issuing the command install MODULENAME.

The first thing you should do is upgrade your CPAN:

cpan> install Bundle::CPAN

Once it’s done, type:

cpan> reload cpan

Now, enter the following command to retrieve all of the required modules:

cpan> install Frontier:RPC2 cpan> install Email::Filter

1. Tracks is prima bruikbaar op een werkplek, maar acties ontstaan niet alleen achter een pc, maar overal. Dat is met Tracks wat lastig en betekende dat ik achteraf allerlei acties moest invoeren, met het risico dat je het vergeet.
2. Ook vormen emails vaak een bron van een actie. Ik zou graag een email willen ‘forwarden’ naar Tracks zodat het automatisch een actie wordt.

Ik wil beide problemen kunnen oplossen met Tracks. Voor de eerste wil ik mijn PDA gebruiken en voor de tweede heb ik integratie met email nodig.
Via mijn werk-iPAQ kan ik niet goed met Tracks werken. De AJAX onderdelen snapt de eenvoudige webbrowser op de PDA niet. Sinds kort kan ik mijn iPAQ syncen met de Exchange server van VKA. Heel handig. Overal waar ik de iPAQ aan een netwerk kan ‘hangen’ (via cradle of via WLAN of via GPRS-telefoon over bluetooth) kan ik mijn email syncen. Dit betekent dat ik vanaf de PDA een email zou kunnen versturen naar Tracks.
Dus zijn beide problemen gereduceerd tot één probleem: emailintegratie.

Hier zijn ook weer verschillende mogelijkheden. Ik heb gekozen om een perl-script als emailfilter aan Sendmail te koppelen. Een binnenkomende email op een speciale alias op de mailserver wordt doorgespeeld aan dit script. Het script plaatst de email in Tracks via de XMLRPC API van Tracks.

Helaas kan ik niet de notes van een actie vullen. Dat ondersteunt de API niet. Ik heb dit wel als verzoek bij Tracks ingediend. We zullen zien of ze dit willen aanpassen.

Totdat ik van de week Doing Things Properly tegen kwam. Een webbased tool om volgens de GTD methodiek de acties te ordenen. Dit kwam ook op een mooi moment, ik wordt ondergesneeuwd met allerlei acties en follow-ups voor verschillende projecten en met verschillende tijdhorizons. Ofwel onrust in je hoofd!

Met wat moeite geïnstalleerd op mijn servertje, maar daar maak ik een aparte post van. Vandaag mijn acties wezen ordenen. Heerlijk, geeft je gewoon energie als je merkt dat je de lopende zaken ‘op orde’ hebt.

Nu ga ik het een tijdje gebruiken. Kijken of structureel gebruik gaat bevallen.